Action 8

À l’œuvre pour répondre aux besoins des unités de base

Afin de mieux comprendre les besoins de la communauté universitaire et d’offrir un meilleur soutien aux unités de base, la rectrice a initié la mise en place d’actions bénéfiques pour la communauté.

« Si je prends le temps d’examiner le chemin parcouru, je constate combien de grandes choses nous avons déjà accompli ensemble ! D’ailleurs, vous pourrez bientôt apprécier ces réalisations ; les documents seront disponibles sur le site du rectorat : du bilan de mi-mandat, aux rapports des Tables de concertation, en passant par le déroulé des festivités entourant notre 50e anniversaire, vous constaterez la somme des réalisations. »

Rentrée 2020, « Ensemble de près ou de loin » – Webinaire pour les membres du personnel Allocution de la rectrice Magda Fusaro – 27 août 2020

Des tables des concertation pour répondre aux besoins de la communauté

  • Lors de son allocution inaugurale du 24 janvier 2018, la rectrice a annoncé son souhait de créer des tables de concertation, afin d’aborder les grands enjeux qui traversent notre institution. Après une série de rencontres avec des groupes composant la communauté de l’UQAM qui ont permis d’identifier les thèmes les plus porteurs, elle lançait en octobre 2018 un appel à participation à six tables de concertation :
    • La Table de concertation sur la persévérance et la réussite aux études (action 1);
    • La Table de concertation sur la santé globale et la qualité de vie au travail (action 3);
    • La Table de concertation sur le recrutement (action 6);
    • Les deux tables dédiées aux processus budgétaires et financiers (action 9);
    • La Table de concertation sur l’attribution des charges d’enseignement.
  • Lancées officiellement en janvier en janvier 2019, les Tables ont donné lieu à plus de 30 rencontres, mobilisant plus de 155 personnes provenant de tous les secteurs et groupes de l’Université.
  • Quatre des rapports finaux ont été déposés durant l’année 2019-2020. Ces rapports ont été présentés à la communauté à l’automne 2020. Rendus accessibles sur le site web du rectorat. Ils seront progressivement dévoilés à la communauté dans le cadre des midi-causeries présentés par la rectrice qui s’entretiendra avec chacun des présidents des Tables au cours de l’année 2020-2021.

Des politiques et des règlements actualisés

  • Au cours de son mandat, la rectrice s’est engagée à actualiser les règlements et politiques de l’UQAM, ce qui, dans certains cas, n’avait pas été fait depuis la création de l’Université, le 9 avril 1960. Au cours de son début de mandat 2018-2020, une quinzaine de politiques ont fait l’objet d’une refonte ou sont en cours de révision.
  • À cela s’ajoute l’adoption de nouvelles politiques, notamment celles sur le campus sans fumée. L’arrivée d’une nouvelle secrétaire générale, à l’automne 2019, permet de contribuer au parachèvement de cette actualisation.
  • Enfin, en accord avec les membres de la Commission des études d’une part et du Conseil d’administration, la rectrice a entamé une réflexion sur les modes de gouvernance de l’Université, laquelle sera poursuivie dans le cadre des orientations stratégiques 2021-2024.

Une structure organisationnelle bonifiée

  • Afin de mieux répondre aux besoins des unités administratives et académiques, l’Université a procédé en 2019-2020 à une restructuration du Service des immeubles. La complexité et la charge de travail qui n’ont pas cessé d’augmenter au cours des dernières années, combinées à la place prépondérante qu’occupent la planification et la gestion des projets immobiliers, ont mené à la création d’un nouveau service consacré à la planification et à la gestion des projets immobiliers. Dans la foulée de cette restructuration, le Service des immeubles concentrera désormais ses activités à l’entretien et aux opérations.
  • Parallèlement, le Conseil d’administration de l’Université a approuvé la division du Département de management et technologie en deux unités, soit le Département de management et le Département d’analytique, opérations et technologies de l’information. Ce projet, largement mûri et consenti par toutes et tous, permettra d’augmenter la cohésion des champs d’études au sein de chacun des deux départements et de faire émerger plus facilement un projet académique commun porteur.
  • Plus généralement à l’hiver 2021, une restructuration de l’ensemble des services de l’UQAM sera mise en œuvre afin d’améliorer son fonctionnement.

De nouveaux outils pour faciliter le travail

  • Office 365 a été déployé pour l’ensemble du personnel de l’Université le 15 octobre 2018, incluant l’application Microsoft Teams qui permet de communiquer et de collaborer de manière plus étroite et efficace. Le projet de migration des boîtes courriel est en cours.
  • L’UQAM a déposé en décembre 2018 un plan d’affaire au Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur dans le but de procéder à une refonte majeure de son système de gestion des dossiers d’étude, aujourd’hui désuet, par le démarrage du nouveau projet SIGÉ (Systèmes d’Information de Gestion des Études).
  • Le rehaussement du réseau sans fil comprend trois phases, dont le rehaussement des équipements de distribution et d’accès (déjà complété), le rehaussement et l’augmentation de la couverture de réseau sans-fil à l’ensemble du campus pour l’ensemble de la communauté, et le rehaussement du centre de données et de sa sécurité. Ces deux dernières phases sont en cours de réalisation.
  • Le Plan d’action pour le développement de l’enseignement en ligne a été déposé à la Commission des études du 6 février 2018. Dans la foulée, le Programme d’aide à l’enseignement en ligne (PAEL), offrant un soutien technique, technologique et financier aux enseignantes et enseignants qui souhaitent développer des cours en ligne, a vu le jour. Après 3  années d’existence, ce programme a le vent dans les voiles et compte environ 70 initiatives de cours en ligne, proposées par le corps enseignant. En outre, la crise de la COVID-19 a précipité le basculement vers le tout-numérique, contribuant ainsi à démystifier et à rendre familiers les outils d’enseignement en ligne et à distance.

Des campagnes publicitaires renouvelées pour recruter de nouvelles étudiantes, étudiants

En janvier 2019, pour la première fois, l’UQAM lançait une campagne publicitaire articulée non pas autour de ses programmes, mais de ses secteurs d’études. L’objectif, donner à comprendre plus facilement les programmes de l’UQAM (elle en compte plus de 300 !) et donner à voir son caractère interdisciplinaire. En collaboration avec le Registrariat et les facultés, 8 grands secteurs d’études ont ainsi été identifiés :

  1. Administration,  
  2. Création, 
  3. Éducation et intervention sociale, 
  4. Environnement, 
  5. International, 
  6. Justice sociale, 
  7. Santé, 
  8. Technologies de l’information. 

Chaque secteur dispose désormais de sa déclinaison publicitaire, reprise également sur le site etudier.uqam.ca. Cette campagne a particulièrement bien fonctionné et a été bien reçue par les candidates et candidats étudiants. En 2020, la campagne “Secteurs d’études” a ainsi généré 180 000 visites uniques sur le site etudier.uqam.ca, entre les mois de janvier et de mars. Au cours de la dernière année (entre le 1er mai 2019 et le 30 avril 2020), on observe que 643 000 pages ont été vues pour l’admission en ligne, soit une hausse de 12 % par rapport à l’année précédente. Au total, 460 000 visiteurs uniques ont consulté cette page pendant la même période, soit une hausse de 17,5 % par rapport à l’année précédente.

A cette campagne par “Secteurs d’études” s’ajoute la création d’une nouvelle image pour les campus de l’UQAM en dehors du centre-ville, on se souviendra notamment de la fameuse mention publicitaire “L’Université du Québec à Laval”, qui a particulièrement fait parler d’elle. Ces campagnes de recrutement seront complétées au printemps prochain par une opération autour des certificats illustrant une nouvelle fois le travail tissé mené par le Service des communications en lien avec le Bureau du recrutement. Ainsi, aujourd’hui le site etudier.uqam.ca, constitue la première vitrine de recrutement de l’UQAM, avec plus de 12,9 millions de visites en 2019-2020.

Tagged